Informations légalesConditions générales de vente

Article 1 – Identification du Prestataire

L'entreprise CHLENA SUPPORT, exploitée par Madame Camille DEVOLDER, Entrepreneur individuel (EI) relevant du régime de la micro-entreprise, immatriculée au Registre national des entreprises (RNE) sous le numéro SIRET 109 589 176 00014, est spécialisée dans les prestations d'assistance virtuelle administrative, organisationnelle et de support aux entrepreneurs et entreprises.

Coordonnées du Prestataire :

• Adresse : 281 rue Édith Piaf, 44850 Ligné
• E-mail : camille@chlenasupport.com
• Téléphone : 06 46 54 44 79
• Site internet : www.chlenasupport.com

CHLENA SUPPORT est assujettie au régime de la franchise en base de TVA, conformément à l'article 293 B du Code Général des Impôts. Les prix sont indiqués nets de taxes (TVA non applicable, art. 293 B du CGI, puis art. L. 233-1 du CIBS à compter du 1er janvier 2027).

Toute personne morale ou physique agissant dans le cadre de son activité professionnelle et sollicitant les services de CHLENA SUPPORT est ci-après dénommée « le Client ».

Article 2 – Objet et champ d'application

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) ont pour objet de définir les droits et obligations des parties dans le cadre des prestations de services proposées par CHLENA SUPPORT.

Elles s'appliquent à toute commande passée auprès du Prestataire par un Client professionnel. Toute commande implique l'acceptation sans réserve des présentes CGV par le Client.

Les présentes CGV prévalent sur tout document émanant du Client, notamment ses conditions générales d'achat, sauf accord écrit préalable et exprès du Prestataire. Après validation du devis, un contrat de prestation est adressé au Client afin de préciser les modalités de la mission ; il complète les présentes CGV. En cas de contradiction entre ces documents, ils s'appliquent dans l'ordre de priorité suivant : le contrat de prestation, puis le devis accepté, puis les présentes CGV.

Article 3 – Nature des prestations

CHLENA SUPPORT propose notamment les services suivants :

• Gestion administrative courante (courriers, gestion et classement de documents)
• Saisie et suivi de la facturation, relances clients
• Gestion d'e-mails et de planning
• Pré-comptabilité (rapprochements, préparation des éléments pour l'expert-comptable)
• Organisation de contenus visuels et mise en place d'outils digitaux (Notion, tableurs) ; conception et personnalisation de fichiers Excel de suivi et de gestion
• Toute autre mission définie d'un commun accord entre les parties

Cette liste est non exhaustive et susceptible d'évoluer. Les prestations sont réalisées principalement à distance, sauf accord particulier formalisé par écrit entre les parties.

Article 4 – Modalités de collaboration

Le Prestataire et le Client s'engagent à collaborer activement afin de permettre la bonne réalisation des missions confiées.

Le Prestataire s'engage à :

• Exécuter les prestations conformément au devis accepté et aux règles de l'art.
• Informer le Client de tout élément susceptible d'affecter la bonne réalisation de la mission.
• Maintenir ses compétences à jour dans son domaine d'activité.

Le Client s'engage à :

• Fournir toutes les informations et documents nécessaires à la réalisation de la mission, en temps utile.
• Répondre aux sollicitations du Prestataire dans un délai raisonnable.
• Garantir l'exactitude et l'exhaustivité des informations communiquées.
• Certifier disposer de tous les droits nécessaires sur les documents transmis.

CHLENA SUPPORT se réserve le droit de refuser toute mission contraire à la législation en vigueur, à l'ordre public ou à l'éthique professionnelle, sans que cette décision ne puisse engager sa responsabilité.

Article 5 – Devis et formation du contrat

Les devis sont établis gratuitement sur demande du Client. Ils précisent la nature des prestations, leur durée estimée, les délais de réalisation et le prix.

La commande est considérée comme ferme et définitive après :

• Validation du devis par le Client, soit électroniquement via le lien de validation en ligne, soit par retour du devis signé avec la mention « Bon pour accord » et la date d'acceptation.
• Et, le cas échéant, règlement de l'acompte prévu.

Les devis sont valables 30 jours calendaires à compter de leur date d'émission. Passé ce délai, ils deviennent caducs et un nouveau devis devra être établi.

Un acompte de 30 % du montant total net peut être demandé avant le démarrage de la prestation. Cet acompte constitue une garantie d'engagement et est non remboursable, sauf en cas de manquement avéré du Prestataire à ses obligations essentielles ou de résiliation du contrat dans les conditions prévues à l'article 8.

Article 6 – Prestations supplémentaires

Toute demande de prestation ne figurant pas dans le devis initial fera l'objet soit d'un avenant au devis existant, soit d'un nouveau devis, avant toute réalisation.

Aucune prestation supplémentaire ne sera réalisée sans accord écrit préalable du Client (y compris par e-mail). Le Prestataire se réserve le droit de facturer toute prestation réalisée hors périmètre initial sur demande expresse et validée par écrit du Client.

Article 7 – Délais de réalisation et réception

Les délais de réalisation sont indiqués dans le devis à titre indicatif. Le Prestataire met en œuvre tous les moyens nécessaires pour les respecter et informera le Client de tout événement susceptible de les affecter.

La responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée en cas de retard dû :

• À un manque d'informations ou de documents de la part du Client.
• À une modification de la mission demandée en cours de réalisation.
• À un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.
• À la défaillance d'outils ou services tiers hors du contrôle du Prestataire.

Le Client dispose d'un délai de cinq (5) jours ouvrés après réception des travaux pour signaler par écrit (par e-mail) toute réserve ou demande de correction. Passé ce délai, la prestation sera réputée conforme et acceptée sans réserve, sous réserve des vices cachés non apparents lors de la réception.

Article 8 – Annulation et résiliation

8.1. Annulation avant démarrage de la mission :

Le Client peut annuler sa commande par écrit (e-mail ou lettre recommandée avec accusé de réception) avant le démarrage de la mission. L'acompte versé reste acquis au Prestataire à titre d'indemnité forfaitaire, sauf accord contraire des parties ou manquement avéré du Prestataire.

8.2. Résiliation en cours de mission :

En cas de résiliation par le Client d'une mission en cours, les prestations déjà réalisées restent intégralement dues et seront facturées au prorata temporis. Les frais externes engagés par le Prestataire avec l'accord du Client (fournitures, sous-traitance, etc.) seront également refacturés. Toute résiliation devra être notifiée par écrit.

8.3. Résiliation par le Prestataire :

Le Prestataire se réserve le droit de résilier le contrat en cas de non-paiement, de manquement grave aux obligations du Client, ou d'impossibilité manifeste de réaliser la mission. Un préavis de sept (7) jours calendaires sera respecté, sauf urgence justifiée ou manquement grave du Client. Les prestations déjà réalisées et les frais engagés resteront dus.

Article 9 – Tarifs

Les tarifs sont exprimés en euros (€) nets de taxes. Conformément à l'article 293 B du Code Général des Impôts, la TVA n'est pas applicable. La mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » figure sur l'ensemble des factures émises par CHLENA SUPPORT.

Les tarifs peuvent être révisés à tout moment. Toute modification tarifaire sera communiquée au Client avec un préavis de 15 jours et ne s'appliquera pas aux devis déjà signés.

Des frais supplémentaires peuvent être appliqués et seront indiqués au Client préalablement :

• Frais d'affranchissement.
• Impressions et reprographies.
• Fournitures spécifiques.
• Frais de déplacement (calculés selon le barème kilométrique officiel en vigueur).

Article 10 – Modalités de paiement et pénalités

Les factures sont payables à réception, sauf mention contraire expressément indiquée sur la facture. Le mode de paiement accepté est le virement bancaire (coordonnées communiquées sur la facture).

Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.

Conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable :

• Des pénalités de retard calculées au taux de refinancement le plus récent de la Banque centrale européenne majoré de dix (10) points de pourcentage, sans pouvoir être inférieur à trois (3) fois le taux de l'intérêt légal. Ces pénalités sont dues à compter du premier jour suivant la date d'échéance.
• Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, conformément à l'article D. 441-5 du Code de commerce. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, une indemnisation complémentaire pourra être demandée sur justification.

Le Prestataire se réserve le droit de suspendre immédiatement toute prestation en cours en cas de facture impayée, sans que cette suspension puisse être considérée comme une faute du Prestataire et sans préjudice de son droit de résilier le contrat.

Article 11 – Packs d'heures

Lorsque les prestations sont vendues sous forme de pack d'heures :

• Les heures doivent être utilisées dans un délai de deux (2) mois calendaires à compter de la date de facturation, sauf accord écrit de prorogation.
• Toute heure entamée est due intégralement.
• Les heures non utilisées à l'expiration du délai sont définitivement perdues et ne font l'objet d'aucun remboursement ni report, sauf en cas d'empêchement imputable au Prestataire.
• Les packs d'heures ne sont ni cessibles ni échangeables.

Article 12 – Propriété intellectuelle

Sauf stipulation contraire expresse dans le devis, l'ensemble des livrables, documents et travaux réalisés par le Prestataire dans le cadre de la mission restent la propriété intellectuelle de CHLENA SUPPORT jusqu'au complet paiement des sommes dues.

À compter du paiement intégral des sommes dues, le Prestataire concède au Client un droit non exclusif d'utiliser les livrables pour les besoins internes de son activité, tels que définis dans le devis. Ce droit d'usage est limité à la durée de protection des droits d'auteur et au territoire mondial. Toute autre exploitation, reproduction, adaptation ou modification nécessite un accord écrit préalable du Prestataire et pourra faire l'objet d'une rémunération complémentaire.

Les méthodes, modèles, savoir-faire, outils et composants génériques développés par le Prestataire avant ou pendant la mission demeurent sa propriété exclusive et ne sont pas cédés au Client.

Le Client autorise le Prestataire à mentionner son nom et la nature générale de la mission réalisée à titre de référence commerciale, sauf opposition écrite préalable du Client.

Article 13 – Sous-traitance

Le Prestataire se réserve le droit de faire appel à des sous-traitants pour tout ou partie de la mission, sous sa seule responsabilité. Le Prestataire s'assure que ces sous-traitants respectent les mêmes obligations de confidentialité et de sécurité que celles prévues aux présentes CGV et par la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Le Client sera informé du recours à la sous-traitance et pourra s'y opposer pour des raisons légitimes et motivées. En cas d'opposition légitime, les parties s'efforceront de trouver une solution alternative. À défaut, le Prestataire pourra résilier le contrat dans les conditions de l'article 8.3.

Article 14 – Responsabilité

Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens et non de résultat. À ce titre, CHLENA SUPPORT met en œuvre tous les moyens raisonnables pour atteindre les objectifs définis dans le devis.

CHLENA SUPPORT ne pourra être tenue responsable :

• Des décisions prises par le Client sur la base des travaux fournis.
• D'un manque ou d'une erreur dans les informations fournies par le Client.
• Des défaillances d'outils, logiciels ou services tiers utilisés dans le cadre de la mission, lorsque ces défaillances ne sont pas imputables au Prestataire.
• De pertes indirectes, manque à gagner, ou préjudice commercial.

La responsabilité totale du Prestataire, toutes causes confondues et sauf faute lourde ou dolosive, ne pourra en aucun cas excéder le montant total net facturé au titre de la prestation concernée et effectivement encaissé par le Prestataire. Cette limitation de responsabilité ne s'applique pas en cas de dommage corporel, de violation des droits de propriété intellectuelle ou de manquement aux obligations légales en matière de protection des données personnelles.

Article 15 – Confidentialité

Le Prestataire s'engage à garder strictement confidentielles toutes les informations, documents et données communiqués par le Client dans le cadre de la mission, qu'ils soient qualifiés ou non de confidentiels, et à ne les utiliser que pour les besoins de l'exécution de la mission.

Cette obligation de confidentialité s'applique avant, pendant et pendant une durée de cinq (5) ans après la fin de la mission. Elle ne s'applique pas aux informations qui sont ou deviennent publiques sans faute du Prestataire, qui sont légalement obtenues de tiers, ou dont la divulgation est requise par la loi ou une autorité judiciaire ou administrative.

Le Client reste seul responsable de la sauvegarde et de la sécurité de ses données. Il appartient au Client de procéder à toutes les sauvegardes nécessaires avant de transmettre des documents au Prestataire.

Article 16 – Protection des données personnelles (RGPD)

Dans le cadre de la relation commerciale, CHLENA SUPPORT collecte et traite des données personnelles relatives au Client (nom, prénom, adresse professionnelle, e-mail professionnel, téléphone professionnel, fonction) aux seules fins de gestion de la relation commerciale, de facturation, de suivi des prestations et de prospection commerciale légitime.

Bases légales des traitements :

• Exécution du contrat (gestion de la commande, facturation).
• Intérêt légitime du Prestataire (prospection commerciale, amélioration des services).
• Obligation légale (conservation des factures).

Destinataires des données : Les données sont destinées aux services internes de CHLENA SUPPORT et, le cas échéant, à ses sous-traitants techniques et prestataires de services strictement nécessaires à l'exécution de la mission (ex : outil de facturation, hébergeur).

Durée de conservation :

• Données de gestion de la relation commerciale : pendant la durée du contrat et trois (3) ans après la fin de la relation commerciale à des fins de prospection.
• Données de facturation et comptables : dix (10) ans à compter de la clôture de l'exercice concerné.

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés modifiée, le Client dispose des droits suivants :

• Droit d'accès à ses données personnelles.
• Droit de rectification en cas d'inexactitude.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »).
• Droit à la portabilité de ses données.
• Droit d'opposition au traitement, notamment à la prospection commerciale.
• Droit à la limitation du traitement.
• Droit de définir des directives post-mortem.

Pour exercer ces droits, le Client peut adresser sa demande par e-mail à camille@chlenasupport.com. Le Prestataire s'engage à répondre dans un délai d'un mois. En cas de désaccord non résolu, le Client peut introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Si CHLENA SUPPORT est amenée à traiter des données personnelles pour le compte du Client (en tant que sous-traitant au sens du RGPD), un accord de traitement de données (DPA) conforme à l'article 28 du RGPD sera annexé au devis ou au contrat.

Article 17 – Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations contractuelles en cas de survenance d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, c'est-à-dire un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, et qui empêche l'exécution de son obligation.

Constituent notamment des cas de force majeure : catastrophes naturelles, pandémies, grèves générales, interruptions de réseaux électriques ou internet, actes de guerre ou terrorisme, sous réserve que ces événements remplissent les conditions de l'article 1218 du Code civil.

La partie touchée devra notifier l'autre partie dans les meilleurs délais. Si le cas de force majeure perdure au-delà de trente (30) jours, chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité, sous réserve du paiement des prestations déjà effectuées.

Article 18 – Modification des CGV

CHLENA SUPPORT se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Les nouvelles CGV s'appliqueront à compter de leur mise en ligne ou de leur communication au Client. Le Client sera informé de toute modification significative.

Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date de validation du devis. Tout devis validé postérieurement à la modification des CGV implique leur acceptation.

Article 19 – Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes CGV sont régies par le droit français.

En cas de litige relatif à la formation, à l'interprétation ou à l'exécution des présentes CGV, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire.

À défaut de règlement amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de la première notification du litige, celui-ci sera porté devant le tribunal compétent du ressort du siège du Prestataire (Nantes), y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie. Cette clause attributive de compétence est acceptée par le Client professionnel.

Acceptation des CGV

Les présentes CGV sont portées à la connaissance du Client lors de la remise du devis. La validation du devis par le Client, qu'elle soit électronique (validation en ligne via le lien transmis par l'outil de facturation) ou manuscrite (devis signé avec la mention « Bon pour accord »), vaut acceptation pleine et entière et sans réserve des présentes CGV, qui sont jointes au devis ou accessibles depuis celui-ci. Aucune signature distincte des CGV n'est requise. Un contrat de prestation est ensuite adressé au Client pour formaliser les modalités de la mission, conformément à l'article 2.